Dados, arquivos e preservação digital
Migrar com prova. Organizar sem perder a origem. Evoluir protegendo a continuidade da operação.
Em síntese
- Inventário, digitalização e reconhecimento óptico de caracteres
- Migração com reconciliação documento a documento
- Metadados, vocabulário comum e pesquisa transversal
- Preservação digital e prova de integridade
Necessidade
Arquivos físicos e digitais acumulados ao longo de anos, em sistemas e regras diferentes, que é preciso preservar, tornar pesquisáveis e, muitas vezes, migrar, sem perder informação nem parar a operação.
Resultado pretendido
Um acervo inventariado, pesquisável e verificável, em que cada documento migrado tem correspondência provada com a origem e cada excepção tem uma decisão registada.
Migrar com prova
Reconciliação documento a documento, não por amostragem: inventário validado antes de qualquer movimento, contagens, resumos criptográficos calculados na origem e um registo de excepções que diz quem decide e em que prazo.
Organizar sem perder a origem
Os originais e os metadados de origem ficam preservados sem alterações. Uma camada separada fá-los corresponder a um vocabulário comum, com cada regra de transformação registada e rastreável até ao registo de origem, para permitir pesquisar em conjunto registos criados com regras diferentes.
Evoluir protegendo a continuidade
A migração é planeada por fases e dimensionada pelo esforço real de reconhecimento óptico e de conferência humana. O sistema de origem só é desactivado depois da aceitação formal da correspondência, fora dos períodos críticos da operação.
Âmbito
- Levantamento e inventário validado do acervo antes de qualquer movimento.
- Digitalização e OCR (reconhecimento óptico de caracteres), com medição da qualidade e do esforço de conferência humana.
- Migração faseada: resumos criptográficos calculados na origem e verificados no destino para as cópias idênticas; os derivados ficam ligados ao original por registo de proveniência.
- Tratamento de excepções: documentos ilegíveis, ficheiros sem registo correspondente, duplicados legítimos e duplicados por erro.
- Modelo de metadados em duas camadas: registo de origem preservado e vocabulário comum com regras de transformação registadas.
- Pesquisa transversal e preservação de longo prazo.
Entregáveis
- Inventário validado, com contagens por série, formato e suporte.
- Relatório de reconciliação com o resumo criptográfico de cada documento.
- Registo de excepções e das decisões tomadas.
- Modelo de metadados e regras de transformação documentadas.
- Plano de migração faseada com memória de cálculo do esforço.
- Acta de aceitação assinada antes da desactivação da origem.
Modo de implantação
Nas instalações do cliente, num ambiente dedicado ou em nuvem, conforme a sensibilidade do acervo e os requisitos de custódia. A digitalização pode decorrer no local onde os originais estão guardados.
Limites e dependências
- Um documento transformado (por exemplo, com texto reconhecido) não tem o mesmo resumo criptográfico do original. Por isso preserva-se o original e regista-se a proveniência de cada derivado.
- Aparentes duplicados não são eliminados sem autorização e procedimento documentados.
- Volumes, prazos e custos só são estimados depois do inventário.
- A execução pode envolver parceiros de digitalização, identificados na proposta.
Continuidade e saída
Entregáveis de reversibilidade deste serviço, previstos no contrato e actualizados antes da saída:
- Dados e formatos de saída
- Acervo, metadados e registos de reconciliação em formatos abertos e documentados, com os resumos criptográficos.
- Documentação
- Modelo de metadados, regras de transformação e procedimentos de preservação.
- Configurações
- Configuração dos sistemas de gestão e de pesquisa do acervo.
- Responsabilidades
- Cadeia de custódia documentada e responsáveis pelas decisões de excepção.
- Licenças e contratos
- Titularidade do acervo identificada; transferência e regularização das licenças do software de gestão.
- Transferência de conhecimento
- Formação da equipa de arquivo na pesquisa e na manutenção dos metadados.
Próximo passo
Descreva o acervo (suportes, volumes aproximados, sistemas actuais); propomos um levantamento.
Detalhe técnico
Informação para equipas técnicas e de compras. Abra cada tema para ler.
Porque se verifica cada documento
A verificação por amostragem é mais barata e mais comum, mas não prova que nada se perdeu. A reconciliação integral exige um inventário prévio, o cálculo do resumo de cada documento na origem e um procedimento para o que fazer quando as contagens não coincidem. A dificuldade está nas excepções, não no cálculo.
Originais e derivados
A identidade do original é verificada pelo seu resumo criptográfico. Os derivados (imagens tratadas, texto reconhecido, formatos de preservação) ficam ligados ao original por um registo de proveniência. São dois controlos diferentes e ambos ficam registados.
O que domina o prazo de uma migração
Em muitos acervos, o prazo não é dominado pela transferência de dados, mas pelo reconhecimento óptico do material não pesquisável e pela conferência humana das excepções. O plano mede estes dois esforços antes de fixar datas.