Plataformas e automação

Processos digitais claros, integrados com o que já existe.

Em síntese

Portais para submissão e acompanhamento de pedidos
Tramitação de processos e fluxos de aprovação
Gestão documental integrada nos processos
Integração de sistemas e automação administrativa

Necessidade

Processos que assentam em papel, correio electrónico e folhas de cálculo são lentos, difíceis de controlar e de auditar, e ficam presos à memória de quem os executa.

Resultado pretendido

Pedidos submetidos e acompanhados num portal, tramitação com regras e prazos visíveis, documentos no processo certo e decisões registadas.

Âmbito

Análise de processos e desenho dos fluxos: quem faz, quem aprova, em que prazo.
Portais e formulários para submissão e acompanhamento de pedidos.
Tramitação, fluxos de aprovação e notificações.
Gestão documental: registo, classificação, versões e pesquisa.
Integração com os sistemas existentes através de interfaces documentadas (API, interfaces de programação de aplicações).
Automação de tarefas administrativas repetitivas com registo de cada passo.

Entregáveis

Mapa de processos e regras validadas pelo cliente.
Plataforma configurada com ambientes separados de teste e de produção.
Especificação das integrações e respectivos testes de aceitação.
Manuais de utilizador e de administração.
Registos de auditoria das operações realizadas.

Modo de implantação

Plataforma existente no mercado, configurada, ou desenvolvimento à medida quando se justifique; em instalação local, nuvem ou modelo híbrido. A escolha segue critérios de segurança, integração, custo, manutenção e saída, sem marca predefinida.

Limites e dependências

A plataforma só é escolhida depois da análise de requisitos.
As integrações dependem da documentação e do acesso aos sistemas existentes.
O software de terceiros fica sujeito às licenças do respectivo fabricante.

Continuidade e saída

Entregáveis de reversibilidade deste serviço, previstos no contrato e actualizados antes da saída:

Dados e formatos de saída: Exportação completa de processos, documentos e metadados em formatos abertos.
Documentação: Documentação funcional, técnica e das integrações.
Configurações: Configurações de fluxos, regras e permissões exportáveis e com controlo de versões.
Responsabilidades: Responsáveis de cada processo e da administração da plataforma.
Licenças e contratos: Titularidade do código desenvolvido à medida; transferência e regularização das licenças de terceiros previstas no contrato.
Transferência de conhecimento: Formação de administradores e transferência do conhecimento das integrações.

Próximo passo

Escolha um processo que hoje dependa de papel ou de correio electrónico; analisamo-lo consigo.

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Detalhe técnico

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Critérios de escolha de plataforma

Cobertura dos requisitos funcionais e de segurança.
Capacidade de integração: interfaces documentadas e normas abertas.
Custo total: licenças, alojamento, manutenção e evolução.
Condições de saída: exportação completa e formatos abertos.

Automação com registo e reversão

Cada tarefa automatizada deixa registo do que fez, com que dados e com que resultado. As automações que alteram informação têm forma documentada de serem desfeitas ou corrigidas.